7 kryteriów wyboru profesjonalnego zarządcy mieszkań na wynajem
Artykuł partnerski, autor: Grzegorz Krajewski
Zarządzanie najmem to nowa i wąska nisza na rynku nieruchomości. Jeszcze kilka lat temu na rynku było niewiele firm oferujących tę usługę, jednak wzrost zainteresowania inwestycjami w mieszkania na wynajem spowodował, że obecnie wsparcie w zarządzaniu oferuje niemal każde biuro nieruchomości. Z drugiej strony mało jest firm, które zajmują się wyłącznie zarządzaniem, traktując to jako kluczowy obszar działalności. Jak wybrać odpowiedniego zarządcę najmu, który odciąży nas od obowiązków związanych z wynajmem?
Jako pomoc w wyborze zaufanego zarządcy, przygotowaliśmy ten krótki przewodnik dla wszystkich właścicieli mieszkań na wynajem, w którym opisaliśmy 7 cech dobrego zarządcy najmu.
Artykuł powstał na podstawie rozdziału autorstwa Józefa Kajty z książki “Współpraca z firmą zarządzająca najmem, czyli wszystko, co powinieneś wiedzieć, zanim powierzysz swoje mieszkanie w zarządzanie”.
O czym przeczytasz w artykule?
- Jakie są cechy dobrego zarządcy mieszkaniami na wynajem?
- Jak sprawdzić doświadczenie firmy zarządzającej?
- Czym różni się współpraca z lokalną firmą od ogólnopolskiej?
- Co wchodzi w zakres obowiązków zarządzania najmem?
- Jakie są modele pobierania rozliczenia?
- Jak ustalić formę kontaktu z najemcami?
- O co jeszcze zapytać zarządcę mieszkań na wynajem przed podpisaniem umowy?
Jakie są cechy dobrego zarządcy mieszkaniami na wynajem?
Ze względu na to, że zarządzanie najmem nadal jest postrzegane jako nowa usługa, to na polskim rynku standardy obsługi i zakres zarządzania jeszcze się nie unormowały. To sprawia, że wybór odpowiedniej firmy, która zaopiekuje się naszym mieszkaniem lub domem na wynajem, jest nie lada wyzwaniem. Na co zwracać uwagę przy wyborze zarządcy najmu? Podpowiadamy!
Doświadczenie firmy
Przy wyborze firmy zarządzającej najmem w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na doświadczenie. Dobrze jest wiedzieć, jakim portfelem zarządza analizowana firma – ile mają mieszkań wynajmowanych jako całość, a ile mieszkań wynajmowanych na pokoje. Te liczby będą świadczyć o zdobytym dotychczas doświadczeniu oraz liczbie niestandardowych i problemowych przypadków, które mogły spotkać danego zarządcę. Nie bez znaczenia ma również to, jak długo firma istnieje na rynku, zdobyta edukacja założycieli i dbanie o rozwój pracowników.
Jeśli chcesz oddać w zarządzanie mieszkanie wynajmowane na pokoje, sprawdź, czy zarządca ma doświadczenie w tym aspekcie. Na rynku jest wiele firm oferujących usługę zarządzania najmem, jednak w większości przypadków specjalizują się wyłącznie w obsłudze mieszkań wynajmowanych w całości (np. kawalerek). Miej na uwadze fakt, że zarządzanie nieruchomościami wynajmowanymi na pokoje wiąże się z dodatkowymi obowiązkami:
- Regularne kontrole czystości w części wspólnych
- Opracowanie specjalnego regulaminu dla najemców i egzekwowanie zapisów
- Kontrolowanie faktycznego zużycia mediów
Ostatni element jest szczególnie ważny w sytuacjach, gdy najemcy płacą stałą kwotę ryczałtu niezależną od faktycznego zużycia.
Zespół firmy zarządzającej
Oprócz doświadczenia firmy, zwróć uwagę na to, czy posiada stały personel, czy tylko zatrudnia dorywczo w szczycie sezonu. O ile przy wynajmie mieszkań na pokoje ryzyko nieuczciwego najemcy jest niskie (zwykle młodzi ludzie wynajmują tylko pokój), to wynajem całego mieszkania jest już bardziej ryzykownym przedsięwzięciem. Wynika to głównie z wysokości czynszu najmu oraz praw, jakie posiadają najemcy mieszkań. Wraz z podpisaniem umowy najmu i wydaniem mieszkania w posiadanie, właściciel de facto traci kontrolę nad nieruchomością i ma do niego bardzo ograniczone prawa.
To wszystko sprawia, że tak ważna jest weryfikacja najemcy, a w przypadku problemów z lokatorem – szybka reakcja. Pamiętaj, że w praktyce niska prowizja za zarządzanie Twoją nieruchomością bezpośrednio przekłada się na niskie wynagrodzenia osób pracujących przy wynajmie i opiece nad Twoim mieszkaniem, dlatego też nie zawsze najtaniej oznacza najlepiej. Jeżeli analizowana przez Ciebie firma zatrudnia pracowników sezonowych, to istotne jest, aby przeszli dobre szkolenie i mieli wyznaczone jasne procedury działania.
Lokalizacja firmy (lokalna czy ogólnopolska)
Decyzja o podpisaniu umowy o zarządzanie najmem z lokalnym ekspertem jest zdecydowanie częstszym wyborem dokonywanym przez właścicieli wynajmowanych mieszkań. Przez firmę lokalną rozumiemy taką, którą ma siedzibę w pobliżu miejsca, w którym prowadzi obsługę najmu. Dzięki temu posiada wiele korzystnych cech dla właściciela mieszkania na wynajem:
- Doskonale zna lokalny rynek i jego specyfikę
- Z względu na bliską odległość w nagłych sytuacjach może szybko zareagować
- Rynek najmu jest bardzo dynamiczny i różni się w poszczególnych dzielnicach, dlatego lokalnym firmom łatwiej być na bieżąco
- Cały zespół jest na miejscu, co ułatwia komunikację i dostęp do bieżących informacji o mieszkaniu
- Struktura firmy przeważnie jest płaska, co zapewnia szybką komunikację wewnątrz firmy
Z powyższych względów wybór lokalnej firmy może być zdecydowanie lepszą opcją niż powierzenie swojej nieruchomości firmie działającej na skalę ogólnokrajową.
Zakres obowiązków
Zarządzanie najmem powinno być usługą kompleksową, dzięki której właściciel jest odciążony od wszystkich spraw związanych z posiadanym mieszkaniem. W ramach usługi zarządzania najmem można oczekiwać od zarządcy nie tylko pracy przy znalezieniu najemcy i jego obsłudze, ale też opieki nad mieszkaniem, również wtedy, gdy jest puste lub wymaga prac remontowo-serwisowych.
Potrzeba oddzielenia czasu spędzanego z rodziną i życia prywatnego od czasu poświęcanego na pracę to jedna z głównych motywacji powierzenia mieszkania firmie zarządzającej. W idealnej sytuacji najemcy nie będą musieli posiadać danych kontaktowych do właściciela mieszkania, a jedynie możliwość kontaktu z pracownikami firmy zarządzającej najmem.
Czasami usługą zarządzania jest nazywana usługą administrowania. Jednak należy to rozdzielić, ponieważ jest różnica pomiędzy zarządcą a administratorem. Główne rozróżnienie polega na tym, że administrator działa tylko na zlecenie zarządcy (lub właściciela mieszkania). Zarządca natomiast sam podejmuje decyzje i inicjuje kontakt z właścicielem w celu uzyskania akceptacji dla pewnych działań. W praktyce przejawia się to tym, że część firm proponujących zarządzanie w rzeczywistości jest tylko administratorem, czyli działa jedynie na zlecenie właściciela mieszkania. Często jest to absorbujące dla właściciela, a w przypadku ograniczonego kontaktu (wakacje, choroba, inne obowiązki) administrator nie podejmuje działań.
Dopilnuj, żeby zakres obowiązków był ujęty w umowie o zarządzanie najmem. Możesz porównać te zakresy z innymi firmami działającymi na Twoim rynku. Pamiętaj, że rynek usług zarządzania najmem jest młodym rynkiem, gdzie nie ma wypracowanych standardów, zatem zakres obowiązków pomiędzy poszczególnymi firmami może się znacząco różnić. Podpytaj również przedstawiciela firmy, z którą będziesz się kontaktował o procesy w firmie:
- Jak wygląda weryfikacja najemcy?
- Jak sobie radzą z niepłacącym najemcą?
- Co robią w sytuacji, gdy najemca nie chce się wyprowadzić?
Odpowiedzi na tak zadane pytania pomogą w łatwy sposób zweryfikować czy masz do czynienia z profesjonalistami, czy mniej doświadczoną firmą.
Pobieranie wynagrodzenia
Na polskim rynku nieruchomości jest kilka modeli wynagrodzenia firm zarządzających najmem:
- Pobieranie wynagrodzenia od wynajmującego, czyli właściciela
- Pobieranie wynagrodzenie od najemcy
- Pobieranie od obu stron transakcji
Z punktu widzenia właściciela mieszkania na wynajem najlepiej byłoby, gdyby zarządca pobierał wynagrodzenie tylko od niego (czyli od wynajmującego). Nie jest to najtańsza opcja (pozornie najtańszą opcją jest ta, w której wynagrodzenie płaci najemca), ale patrząc długofalowo, wydaje się najbardziej odpowiedni. A dlaczego?
- Zarządca pobiera wynagrodzenie od osoby, którą reprezentuje, zatem reprezentuje interesy właściciela mieszkania.
- Może współpracować z innymi pośrednikami/zarządcami, ponieważ oni pobierają wynagrodzenie od osób, które reprezentują (czyli w tym przypadku od najemców).
- Może promować mieszkanie bez prowizji, zatem trafia do 100% najemców szukających mieszkania.
Dlatego tak kluczowe jest sprawdzenie, czy firma pobiera opłaty za wynajęcie od najemcy. Może się okazać, że firma, która z Twojego punktu widzenia będzie pobierała najniższe wynagrodzenie, dodatkowo będzie obciążała najemcę prowizją za pośrednictwo w najmie. Postaw się w roli potencjalnego najemcy: gdy masz duży wybór na rynku, będziesz się starał wybrać ofertę, w której nie musisz ponosić dodatkowej prowizji za pośrednictwo przy wynajmie. Takie rozwiązanie jest mało korzystne, ponieważ zawęża pole dostępnych najemców oraz dodatkowo wprowadza niepewność dotyczącą tego, kogo reprezentuje w tej sytuacji firma: Ciebie czy najemcę, skoro pobiera wynagrodzenie z obu stron?
Forma kontaktu z właścicielem
Podczas pierwszego spotkania dopytaj, jak wygląda proces komunikacji w firmie. Sprawdź, czy sprawy załatwiane są z mitycznym biurem obsługi klienta lub czy jest konieczność wydzwaniania na infolinię firmy, żeby dowiedzieć się, czy Twoje mieszkanie zostało wynajęte. W najlepszym scenariuszu, który jest standardem wśród dobrych firm zarządzających, dostaniesz login i hasło do Panelu Właściciela w Systemie Obsługi Najmu (w skrócie SON).
Po zalogowaniu się możesz prześledzić, które nieruchomości są wynajęte, a które nie, pobrać umowę najmu podpisaną z konkretnym najemcą, sprawdzić stan rozliczeń za media, czy status aktualnie zgłoszonych usterek. W panelu SON są również dostępne dokumenty księgowe, które w łatwy sposób możesz przekazać do swojego biura rachunkowego. O rozwiązaniu SON przeczytasz również we wspomnianej wcześniej książce. Jeżeli powierzając Twoją nieruchomość firmie zarządczej, naprawdę zależy Ci na zaoszczędzeniu Twojego czasu, to kontakt z firmą czy sprawdzenie szczegółów dotyczących trwających umów najmu powinien być jak najsprawniejszy.
Konto, sposób rozliczeń, forma prawna
Gdzie przechowywane są wpłaty?
Zapytaj, czy kaucja oraz środki z najmu są przechowywane na rachunku Twoim, czy firmy. Na rynku firm zarządzających są stosowane 2 praktyki: firma otwiera subkonto dla swojego konta firmowego, na które są przekazywane wszystkie wpłaty od najemców, a następnie opłacane rachunki za media oraz wynagrodzenie zarządcy, a różnica jest przekazywana właścicielowi.
Druga praktyka jest taka, że to właściciel otwiera osobny rachunek bankowy, do którego upoważnia zarządcę. Dzięki temu rozwiązaniu wpłaty są księgowane od razu na rachunku właściciela, a za sprawą nadanego pełnomocnictwa zarządca najmu może kontrolować wszystkie wpłaty oraz realizować płatności za media. Każde rozwiązanie ma plusy i minusy. Przy czym drugie jest bezpieczniejsze dla Ciebie, gdyż w przypadku problemów finansowych zarządcy (blokada rachunków, zajęcia komornicze) Twoje środki są fizycznie oddzielone od środków firmy i pozostaną nienaruszone.
Jak określić sposób rozliczenia wynagrodzenia?
Sprawdź również, jakie zasady naliczania wynagrodzenia za zarządzanie obowiązują w firmie, której chcesz powierzyć nieruchomość. Wśród firm zarządzających najmem stosowane są różne zasady jego wyliczania. Niektóre firmy nadal pobierają wynagrodzenie za okres pustostanu (na co w żadnym wypadku się nie zgadzaj). Zweryfikuj, czy wynagrodzenie jest liczone od naliczonego czynszu (od wystawionej faktury dla najemcy, która niekoniecznie może zostać opłacona), czy faktycznie zapłaconego czynszu (od kwoty która faktycznie wpłynęła na Twoje konto). Nie bez znaczenia jest również, od jakiej podstawy jest naliczane wynagrodzenie (czy od samego czynszu netto, czy od całego przychodu, który wpływa na konto). Co więcej, zweryfikuj, czy są jakieś dodatkowe opłaty, na przykład za wystawione ogłoszenia lub czy firma przerzuca na Ciebie płatności związane z prowadzeniem subkonta bankowego.
Jaka jest forma działalności firmy?
Przed podpisaniem umowy o zarządzanie sprawdź, czy działalność zarządcy jest prowadzona w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy jednoosobowej działalności gospodarczej. Jest to istotne, gdy w ramach usługi zarządzania najmem czynsze z najmu oraz kaucja są przechowywane na koncie zarządcy, a nie prywatnym koncie właściciela. W momencie zapłaty czynszu przez najemcę pieniądze należą do właściciela, ale znajdują się na koncie firmy zarządzającej, dlatego powinny być bezpieczne w razie nieoczekiwanych sytuacji życiowych osoby prowadzącej taką firmę.
Więcej ciekawych i praktycznych porad znajdziesz w książce “Współpraca z firmą zarządzająca najmem, czyli wszystko, co powinieneś wiedzieć, zanim powierzysz swoje mieszkanie w zarządzanie.”
Autor: Grzegorz Krajewski
Redaktor książki “Współpraca z firmą zarządzającą najmem, czyli wszystko, co powinieneś wiedzieć, zanim powierzysz swoje mieszkanie w zarządzanie”